DOCUMENTOS DIGITAIS
PERGUNTAS FREQUENTES
Encontre, a seguir, as respostas para as perguntas mais frequentes sobre as funcionalidades e utilização do Sistema Documentos Digitais do Programa SP Sem Papel.
Para ser usuário do sistema, você deve ser um produtor de documentos. Assim, você deve ter sido cadastrado pelo seu órgão/entidade e deve ter recebido um e-mail com sua matrícula e senha. Caso você não o tenha recebido, entre em contato com o administrador local de seu órgão ou entidade e solicite seu cadastro.
Para acessar o sistema, abra o navegador de internet e digite o endereço http://spsempapel.sp.gov.br
. Clique em “Entrar”. Na tela que se abre, digite o CPF e a senha recebida por e-mail e acesse o portal. Passe o cursor do mouse em “Serviços” e clique em “Documentos Digitais”. Pronto, você terá acessado o Sistema Documentos Digitais.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema, e veja os passos detalhados de
Acesso ao sistema.
O usuário pode realizar a troca de e-mail sempre que julgar necessário. Para isso, deve-se clicar em “MENU”, “Administração” e “Trocar Email do Usuário”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema, e veja os passos detalhados de “Trocar e-mail”
nos Tutoriais de Navegação.
Na página de acesso, no portal do Programa SP Sem Papel, o usuário deve clicar em “Esqueceu sua senha?”, informar seu CPF e fazer a verificação de CAPTCHA (“Não sou um robô”). Em seguida, deve selecionar o e-mail para receber o código que permite redefinir sua senha.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema e veja os passos detalhados de “ Esqueceu sua senha?” nos Tutoriais de Navegação.
A “Mesa Virtual” é a tela de entrada do sistema. É nela que estão os documentos que você recebe e produz. Nela, também estão os documentos recebidos e produzidos por usuários na mesma unidade que a sua. Esses documentos estão separados por seções, como “Caixa de Entrada”, “Aguardando Andamento”, “Pendente de Assinatura” etc. Os detalhes do documento aparecem em cinco colunas: o tempo decorrido desde sua criação, seu número, sua descrição, sua origem e sua situação. No topo da tela, está o logo “Sem Papel”, que possibilita voltar para a “Mesa Virtual”.
É nessa página que você pode criar documentos, realizar pesquisas e acessar o manual, os tutoriais e as demais funcionalidades do sistema.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.
Os documentos listados na “Mesa Virtual” podem ser vistos pelo seu produtor e todos os agentes pertencentes à unidade onde se encontra o documento. Alguns documentos podem ser vistos por usuários de outros órgãos/entidades e unidades, desde que os usuários destes tenham sido marcados no documento, por meio da funcionalidade “Definir Acompanhamento”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.
Os documentos listados na "Mesa Virtual" podem ter diferentes situações, entre elas:
“Em Elaboração”: documentos temporários em elaboração pelo usuário; documentos que ainda não foram finalizados ou assinados pelo usuário.
“Gestor”: documento em que o usuário foi marcado como gestor e o está acompanhando, podendo, assim, ter ciência e colaborar na elaboração do documento.
“Interessado”: documentos em que o usuário foi marcado como interessado e que está acompanhando, podendo, assim, visualizá-los.
“Aguardando Andamento”: documentos já recebidos na caixa de entrada (exceto aqueles com prazo de devolução) que aguardam encaminhamento; ou documentos novos cuja assinatura/autenticação já tenha sido registrada e que estejam prontos para serem tramitados ou transferidos, conforme o caso.
“A Devolver”: documentos já recebidos na caixa de entrada que possuem prazo de devolução e aguardam andamento.
“A Receber”: documentos que foram tramitados ao usuário logado ou à sua unidade e que aguardam recebê-los.
“Responsável pela Assinatura”: documentos nos quais o usuário logado se encontra como responsável pela assinatura.
“Pendente de Assinatura”: documentos que foram finalizados e aguardam a assinatura.
“A Revisar”: documentos ainda não finalizados e nos quais o usuário logado conste como responsável pela assinatura.
“Sobrestado”: documentos marcados para não serem movimentados, pois apresentam alguma pendência.
“Em Trâmite”: documentos que foram tramitados e aguardam ser recebidos pelo usuário/unidade de destino. Quando o destinatário receber o documento, o documento sai da “Mesa Virtual” do remetente.
“Transferido a Órgão Externo”: documentos que foram tramitados a órgãos que não integram o Programa SP Sem Papel. A tramitação desses documentos ocorreu por outros meios eletrônicos, não por meio do Sistema Documentos Digitais.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema, e veja os passos detalhados da “Mesa Virtual”, nos Tutoriais de Navegação.
Um símbolo de engrenagem, na lateral da tela da “Mesa Virtual”, permite habilitar algumas configurações:
“Trazer anotações dos documentos”: exibe, com ícone de post-it, os documentos que contêm anotações.
“Exibir indicador de documento avulso ou composto”: identifica, na “Mesa Virtual”, os documentos compostos (processo, expediente, prontuário e dossiê) e os avulsos (memorando, ofício, ata etc.).
“Exibir vias canceladas”: carrega na seção “Outros” os documentos que possuem no campo “Situação” o status de “Cancelado”.
“Quantidade de documentos a trazer”: permite ao usuário escolher a quantidade de documentos que quer visualizar por seção. O número mínimo é cinco e o máximo é 500.
“Exibir pasta aguardando ação de temporalidade”: permite ao usuário tornar visível esta seção em sua “Mesa Virtual” e todos os documentos que foram arquivados, por meio da funcionalidade “Arq. Corrente”.
“Exibir em ordem crescente”: ordena os documentos de acordo com sua ordem de criação e recebimento.
“Exibir usuário em posse do documento”: permite visualizar matrícula e unidade do usuário que detém a posse do documento.
“Exibir datas em dia, mês e ano”: possibilita visualizar a data inicial do documento na “Mesa Virtual”.
“Quantidade de documentos a trazer”: permite ao usuário escolher a quantidade de documentos que quer visualizar por seção. O número mínimo é cinco e o máximo é 500.
“Limpar Configurações”: retorna às configurações-padrão de visualização do sistema.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema e veja os passos detalhados da “Configurações da Mesa Virtual” nos Tutoriais de Navegação.
No Serviço Documentos Digitais, é possível cadastrar o substituto legal de um usuário, por meio da funcionalidade “Gerenciar possíveis substitutos”, de forma que ele tenha acesso à “Mesa Virtual” daquele que está substituindo, podendo, assim, assinar e tramitar os documentos na qualidade de substituto. O próprio usuário é quem cadastra seu(s) substituto(s) nessa funcionalidade e a recomendação é que seja(m) cadastrado(s) o(s) substituto(s) que são designados oficialmente para exercer essa função.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção e veja os passos detalhados de “Gerenciar possíveis substitutos” nos Tutoriais de Navegação.
Podem ser produzidos todos os documentos avulsos e compostos previstos nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim dos órgãos e entidades que utilizam o sistema. Exemplos de modelos de documentos: Memorando; Ofício; Expediente de Atendimento; Processo de Adiantamento; Dossiê de Curso, entre outros. Alguns documentos só podem ser produzidos no Sistema Documentos Digitais, por meio da funcionalidade “Incluir Documento”, como Despacho, Termo de Encerramento, entre outros.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1.6 Mesa Virtual, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação.
Para produzir um novo documento digital, acesse a “Mesa Virtual” e clique em “Criar Novo”. Na página aberta pelo sistema, selecione o modelo do documento a ser criado na lista apresentada ou escreva o nome do modelo no campo de pesquisa. Para cada modelo selecionado, é necessário informar dados complementares específicos. Preencha os campos solicitados e, na parte inferior da tela, clique em:
OK”, para criar um documento temporário (o botão direciona para a tela de trabalho com o documento).
“Visualizar Documento”, para visualizar a formatação do documento, enquanto este ainda está sendo produzido.
“Voltar”, para retornar para a “Mesa Virtual”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
Os campos de preenchimento obrigatório aparecem em negrito e variam dependendo do modelo de documento. Mesmo não sendo obrigatórios para a criação do novo documento, quanto mais campos forem preenchidos, mais fácil será sua localização posterior.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação.
A numeração definitiva atribuída ao documento após sua finalização é composta pelas seguintes informações: sigla do órgão, sigla do tipo de documento, ano e número sequencial.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação.
Nome e cargo aparecem em vermelho nos documentos finalizados que não foram assinados ou autenticados. Para que esses dados tenham a mesma cor do restante do documento, é necessário assiná-lo ou autenticá-lo.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos para “Assinar” e “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
A criação de um processo é de responsabilidade da autoridade competente. No sistema, há três formas de criar um processo. Em todas as situações, o usuário deve selecionar o modelo de processo adequado à sua necessidade:
Processo criado e assinado pela autoridade competente: nesse caso, a autoridade competente fará diretamente sua abertura e assinará. Ainda deve ser juntado o documento avulso (nato-digital ou capturado) que motivou a abertura do processo.
Processo criado por agente público designado e assinado por autoridade competente: nesse caso, um agente público realiza a abertura do processo e indica como responsável pela assinatura a autoridade competente. Também deve ser juntado o documento avulso (nato-digital ou capturado) que motivou a abertura do processo.
Processo criado e assinado por agente público designado: nesse caso, o agente público, após criar e assinar o processo, deve inserir, por meio da funcionalidade “Juntar”, Memorando (ou outro documento) da autoridade competente formalizando o motivo da autuação do processo. Observe que documentos produzidos fora do ambiente digital devem ser capturados e incluídos no processo.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
O usuário pode elaborar textos-padrão editáveis para futuro preenchimento automático em campos específicos de modelos de documento. Esses textos ficam armazenados no sistema e visíveis para todos os usuários da unidade, facilitando a produção de novos documentos com conteúdo similar.
Para salvar um texto-padrão, no modelo de documento selecionado, digite-o no campo “Texto do [tipo de documento]”; depois, em “Meus Textos-Padrão”, selecione o ícone “+”, informe um nome para o texto digitado e clique em “OK”. O texto-padrão criado poderá ser utilizado nos novos documentos do mesmo modelo criados a partir de então.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.
O atendimento a um pedido de vista (realizado pelo próprio interessado ou seu representante legal) depende de análise e autorização da autoridade competente da unidade produtora do documento digital, de acordo com a legislação vigente.
Recebido o pedido de vista, o agente público deve:
Se recebido em papel, digitalizar o documento. Selecionar a funcionalidade “Criar Novo” e capturar o documento para o Sistema Documentos Digitais utilizando o modelo “Pedido de Vista – Capturado”.
Tramitar o documento capturado para análise da autoridade competente.
Se o solicitante for usuário do Sistema Documentos Digitais, o pedido de vista também pode ser produzido diretamente no sistema, por meio do modelo “Requerimento de Pedido de Vista de Documento”, e tramitado diretamente para a autoridade competente.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
Cabe ao agente público que produz o texto do documento seguir as regras de linguagem e ortografia em vigência. Quanto ao formato em que o documento é exibido, o sistema segue padronizações relativas a margens e localização de brasão, assinatura, código de barras, código QR e demais elementos.
Os documentos sempre seguem a temporalidade do documento principal. Dessa forma, os documentos avulsos juntados e incorporados em um expediente ou processo passam a seguir a temporalidade do documento principal, ou seja, do documento composto. Caso o documento composto destinado à eliminação contenha um documento cuja guarda seja permanente, o agente público deve criar uma via deste documento e arquivá-la separadamente, que são os casos de “Parecer Jurídico” e de “Parecer Técnico”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos para “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
A autuação é a forma processual dada ao conjunto de documentos: capeamento, inutilização dos espaços em branco etc. Somente depois de autorizados pela autoridade competente, os processos podem ser abertos no sistema, sem necessidade de solicitação à unidade de protocolo. Contudo, caberá a cada órgão ou entidade criar procedimentos internos para a autuação.
Para transformar um requerimento em um processo, ou juntá-lo a um processo, depois de criar o documento por meio do modelo “Requerimento”, crie também o processo adequado e, com o requerimento aberto na tela, clique em “Juntar” para incorporá-lo ao processo recém-criado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” e “Juntar” nos Tutoriais de Navegação.
O cabeçalho de um documento é criado automaticamente pelo sistema, de acordo com o órgão e a entidade, e não pode ser alterado pelo usuário.
Caso seja necessário alterar o cabeçalho existente, o usuário precisará entrar em contato com o suporte local para abrir um chamado ITSM com a solicitação para a PRODESP efetuar a modificação.
Depois de escolher o modelo do documento, é necessário preencher os campos indicados como obrigatórios (em negrito). De maneira geral, há basicamente duas partes a serem preenchidas:
“Descritores”: digite palavras ou grupos de palavras que indiquem brevemente o conteúdo do documento e auxiliem sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisar”.
Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.
“Texto”: registre o conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
Para aferir a autenticidade de um documento supostamente produzido no sistema, verifique o código de barras, o código QR e/ou o número de autenticação constantes no próprio documento, clicando na funcionalidade “Ver Documento Completo”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.
Os arquivos auxiliares não integram o conteúdo oficial do documento digital e devem ser utilizados somente como acessórios. Para incluir um arquivo auxiliar, no lado direito da tela, em “Arquivos auxiliares”, clique em “+ Incluir Arquivo”. Qualquer formato de arquivo pode ser inserido, desde que ele não ultrapasse 10 MB (megabytes).
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Arquivos auxiliares” nos Tutoriais de Navegação.
Para salvar um documento em PDF, clique em “Ver Documento Completo” e utilize a opção de visualização “PDF”/“Abrir PDF” ou a opção “Tela Cheia”. Nelas, será apresentada uma tela para “impressão virtual” do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.
Durante a produção do documento, é possível utilizar a funcionalidade “Visualizar Documento”, localizada no final da página de produção, para conferir a formatação dele.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Visualizar” nos Tutoriais de Navegação.
Os modelos apresentados para seleção do usuário têm o mesmo nome das séries documentais constantes nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim de cada órgão e entidade, que garantem seus prazos de guarda e a sua destinação final. Podem ser compostos por duas partes, que devem ser preenchidas:
“Descritores”: palavras ou grupos de palavras que indicam brevemente o conteúdo do documento e auxiliam sua identificação por meio da funcionalidade “Pesquisar”.
Exemplos: assunto, interessado, número de referência e ementa.
"Texto”: registro do conteúdo a ser manifestado no corpo do documento.
Quando o modelo for referente a um documento composto (processo, expediente, prontuário e dossiê), ele só terá os campos “Descritores” para preenchimento, pois o usuário só está elaborando sua folha líder do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
Caso identifique a necessidade de um modelo ausente no sistema, solicite sua criação à Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade. Após orientação e análise, o(a) coordenador(a) da CADA deve entrar em contato com o Arquivo Público do Estado, que avalia a inclusão de novos modelos de documento na base de dados do sistema.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
Os modelos têm o mesmo nome das séries documentais constantes nos Planos de Classificação e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim de cada órgão e entidade, portanto eles apresentam a nomenclatura padroniza dos documentos a serem produzidos.
No momento da escolha do modelo, você pode digitar palavra-chave, no campo “Selecione o modelo”, que aparecerão as opções correspondentes. Selecione o modelo mais adequado para criação do documento.
Caso fique em dúvida sobre qual modelo é o mais adequado ao documento que precisa produzir, procure a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) de seu órgão ou entidade.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Criar Novo” nos Tutoriais de Navegação.
Um processo pode conter memorandos, ofícios, despachos, informações, relatórios, pareceres técnicos, pareceres jurídicos etc. Nele, também é possível incorporar expedientes e documentos avulsos já criados no sistema.
Documento que comunica ou solicita algo oficialmente no serviço público. Por meio dele, é possível realizar trocas informacionais a respeito de assuntos técnicos ou administrativos, com caráter exclusivamente institucional. Deve ser utilizado para comunicação de órgãos e entidades. Competência de assinatura: Secretário, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Assessor de Gabinete, Coordenador, Presidentes, Gerentes e os vários níveis de Direção).
Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples, utilizada para assuntos rotineiros, tendo como principal função a eficiência da comunicação administrativa. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art. 12, II, b). O memorando deve ser utilizado apenas para comunicações internas do órgão ou entidade. Caso o agente público deseje criar uma comunicação com outros órgãos ou entidades, este deve escolher o Modelo “Ofício”.
Documento que registra decisão, ordem ou opinião de autoridade competente sobre assunto submetido à apreciação, visando dar prosseguimento a processo ou expediente. Destinado ao interessado ou às outras unidades da administração pública. Competência de assinatura: Governador, Procurador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, Presidente, Gerente, até o menor nível de chefia/direção na Administração Direta e Indireta. No sistema, somente pode ser criado por meio da operação “Incluir Documento” dentro de processos ou expedientes, uma vez que o despacho registra uma decisão e assume a série documental do documento composto que integra.
Documento composto de caráter decisório em que se reúnem, com a solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa. Competência de assinatura: Governador, Secretário de Estado, Secretário Adjunto, Chefe de Gabinete, Coordenador, autoridade até o nível hierárquico de Diretoria de Serviço, outros casos em que houver delegação em norma interna (Decreto nº 60.334/2014). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo” selecionando o modelo “Processo”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Processo”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.
Documento que tramita para informar e/ou colher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Expediente”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Expediente”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.
Documento que não tramita, em que se reúnem peças documentais de natureza diversa, para uma finalidade específica. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Dossiê”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Dossiê”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.
Documento que não tramita e no qual se reúnem peças documentais de natureza diversa relativas a uma pessoa física ou jurídica. Competência de assinatura: autoridade ou agente público competente da administração (Lei nº 10.177/98, art.12, II, b). No sistema, deve ser criado por meio da operação “Criar Novo”, selecionando o modelo “Prontuário”. É importante observar que, ao selecionar o modelo “Prontuário”, o sistema cria apenas a folha líder, cabendo ao agente público a inclusão ou a incorporação de documentos que integrem este documento.
O usuário pode encontrar um glossário no Manual de Orientação para Uso do Ambiente Digital de Gestão Documental do Programa SP Sem Papel, aprovado pela Portaria UAPESP/SAESP 3, de 8 de outubro de 2020. Esse Manual está anexo ao Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, disponível na Midiateca do Ambiente Virtual de Aprendizagem e no Ambiente Oficial do Sistema Documentos Digitais
Não, os documentos finalizados e assinados antes da atualização dos novos modelos não serão alterados. Lembremos que um documento assinado não pode ter nenhum campo editado e/ou alterado. Apenas os novos documentos produzidos daquela série documental, a partir da atualização dos modelos, terão os novos campos/descritores.
O sistema não indicará essas alterações, pois a modificação dos modelos que foram atualizados se deu apenas nos campos para preenchimento do formulário nos modelos já existentes e a inclusão de outros modelos que anteriormente não eram produzidos como nato-digitais.
O modelo de documento que deve ser utilizado é o “Documento Capturado Interno”, que permite tanto a autenticação quanto a assinatura do documento por um ou mais signatários. Ao realizar a captura da nota de empenho, selecione “Nota de Empenho” em “Tipo de Documento” e preencha o número da nota. O "Documento Capturado Interno” deve ser autenticado e, em seguida, deve ser assinado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações do Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Para editar um documento, utilize a operação “Editar”. Isso é possível somente enquanto o documento não for assinado ou autenticado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e o veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.
A edição de um documento pode ser feita por seu produtor, pelo responsável por sua assinatura e pelo gestor cadastrado na funcionalidade “Definir Acompanhamento”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Editar” nos Tutoriais de Navegação.
Podem ser editados os documentos não finalizados (com número de controle temporário) e os finalizados (com número de controle permanente), mas ainda não assinados ou autenticados.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Editar” Tutoriais de Navegação.
Ao redigir um documento, basta localizar no editor a funcionalidade (AB2) e inserir as notas que desejar. Cada nota será referenciada no rodapé do documento com o número correspondente, que se tornará um hyperlink para o respectivo trecho do texto. Para apagar a nota, basta apagar o número correspondente.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.
Para excluir um documento avulso que não foi assinado, o usuário deve, primeiro, observar se o documento ainda está temporário (TMP) ou finalizado (com o número final). Caso o documento ainda esteja temporário, utilize a operação “Excluir”. Se o documento estiver finalizado, selecione a funcionalidade “Refazer”, que torna o documento temporário, e, em seguida, selecione a funcionalidade “Excluir”. Somente documentos temporários podem ser excluídos.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Excluir” nos Tutoriais de Navegação.
Para finalizar um documento temporário (cujo prefixo é TMP), utilize a operação “Finalizar”.
Após a finalização, o documento recebe prefixo e numeração definitivos e data; a assinatura fica pendente (destacada em vermelho) até que o documento seja assinado. Sua situação na “Mesa Virtual” deixa de ser “Em Elaboração” e passa a ser “Pendente de Assinatura”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e os passos detalhados de “Finalizar” nos Tutoriais de Navegação.
Para produzir documentos em colaboração, é possível utilizar a funcionalidade “Definir Acompanhamento”, indicando os usuários colaboradores como “Gestor” do documento. Assim, todos terão a possibilidade de editar o documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e confira os passos detalhados de “Definir Acompanhamento”.
É possível utilizar o “Editor de texto” do sistema para adicionar formatações aos documentos, como rodapé, negrito, itálico, sublinhado, títulos, recuos, entre outros recursos. Também é possível, inserir tabelas e formatar dados dentro de cada célula.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.
Para corrigir o modelo de um documento finalizado (que já possui uma numeração oficial), utilize a operação “Refazer”. O documento atual será cancelado e seus dados serão copiados para um novo documento temporário, o qual o usuário pode excluir ou editar e posteriormente finalizar e assinar.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Refazer” nos Tutoriais de Navegação.
Para cancelar um documento, abra-o e clique em “Cancelar”. O sistema solicitará que seja informado o motivo do cancelamento. Essa operação torna o documento sem efeito. Enquanto o documento estiver aberto, é possível reverter a ação por meio da operação “Desfazer Cancelamento”. É importante salientar que apenas o responsável pela assinatura pode cancelar o documento. O cancelamento é registrado no histórico do documento e pode ser visualizado na “Mesa Virtual” do usuário, na seção “Outros” ao selecionar a opção “Exibir Vias Canceladas”, nas configurações da “Mesa Virtual”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Cancelar” nos Tutoriais de Navegação.
O campo referente à assinatura do documento é preenchido automaticamente com os dados do usuário logado (produtor do documento). Para alterar, escreva o nome ou o número de matrícula da outra pessoa no campo “Responsável pela Assinatura” ou faça uma busca por nome, unidade ou matrícula. Os dados indicados nesse campo passam a ser apresentados ao final do documento como o responsável pela assinatura. Vale ressaltar que essa alteração só pode ser feita antes da assinatura do responsável.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Criar Novo”, nos Tutoriais de Navegação.
Para assinar um documento, utilize a operação “Assinar”. Depois de confirmar os dados exibidos na visualização do documento, clique novamente em “Assinar” no fim da página. Observe que o sistema insere o número da matrícula do usuário logado, o que pode ser alterado, caso necessário: digite a senha correspondente à matrícula, no campo destinado a essa informação, e clique em “OK”.
Após a assinatura, a situação do documento na mesa virtual passa a ser “Aguardando Andamento”, e ele não pode mais ser editado ou excluído, apenas cancelado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar”, nos Tutoriais de Navegação.
Há duas formas de assinar um documento como substituto. A primeira delas é clicando na caixa de seleção “Substituto”, localizada ao lado do campo do nome do usuário logado. Digite a matrícula ou o nome do novo signatário. Observe que, ao assinar como substituto, será apresentada a expressão “Em Exercício” ao lado da identificação do cargo do signatário.
A segunda maneira é estar configurado como substituto de um agente público. Para isso, você deve ter sido nomeado como substituto legal do usuário e ter sido incluído como seu substituto, por meio da funcionalidade “Gerenciar possíveis substitutos”. Uma vez que esses dois passos foram realizados, basta acessar a mesa do substituto, por meio do menu “Substituir”. Em seguida, clique em “Assinar”. O sistema pedirá seus dados de matrícula e senha. É possível verificar que o documento foi assinado pelo substituto em “Ver Documento Completo” e por meio do Código QR do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar” e de “Gerenciar possíveis substitutos” nos Tutoriais de Navegação.
Um agente público é designado como responsável por assinar um documento em razão de seu cargo ou função pública. Ele pode ser ou não o produtor do documento, estar lotado ou não na mesma unidade ou órgão. Também é possível que assine em substituição legal a outro agente público.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar” e de “Gerenciar possíveis substitutos ” nos Tutoriais de Navegação.
Para criar um documento a ser assinado por outro usuário, siga os procedimentos padronizados de criação, mas informe no campo “Responsável pela Assinatura” o nome do usuário que o assinará.
Após a finalização do documento, a assinatura fica pendente (destacada em vermelho). A situação do documento será apresentada na “Mesa Virtual” do produtor como “Aguardando Andamento” e “Pendente de Assinatura” na seção “Aguardando Andamento”. Na “Mesa Virtual” do responsável pela assinatura, estará como “Responsável pela Assinatura” na seção “Pendente de Assinatura”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar” nos Tutoriais de Navegação.
Por padrão, na assinatura do usuário, aparecem os dados de seu cargo. No entanto, alguns agentes públicos também exercem funções (Presidente de Comissão, Coordenador da CADA, Ouvidor etc.).
Para inserir esses dados na assinatura de um documento, durante sua criação, marque a caixa de seleção “Personalizar” e preencha as informações “Função” e “Unidade”. Observe que a função e a unidade passam a aparecer abaixo do nome do signatário.
Se o usuário estiver lotado em mais de uma unidade, ele deve verificar se está produzindo o documento na unidade correta. Para visualizar a “Mesa Virtual” de outra unidade da qual você faz parte, clique na seta ao lado do seu nome e, depois, clique na sigla da unidade correta.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar” nos Tutoriais de Navegação.
Cossignatário é o agente público corresponsável por assinar um documento. Pode haver um ou mais cossignatários, que podem estar lotados ou não na mesma unidade ou órgão e podem assinar em substituição legal a outro agente público.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Incluir Cossignatários” nos Tutoriais de Navegação.
Para acrescentar um ou mais responsáveis pela assinatura de um documento temporário ou finalizado, utilize a operação “Incluir Cossignatário”. Na tela que se abrir, digite o nome ou o número da matrícula da pessoa ou faça uma busca por nome, unidade ou matrícula. Depois de indicar o(s) novo(s) cossignatário(s), clique em “OK”.
Enquanto o documento não é assinado pelos cossignatários, sua assinatura fica pendente (destacada em vermelho) e sua situação fica “Aguardando Andamento” e “Pendente de Assinatura”, na seção “Aguardando Andamento” da “Mesa Virtual” do produtor, e “Responsável pela Assinatura”, na seção “Pendente de Assinatura”, para os cossignatários.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados de “Assinar” nos Tutoriais de Navegação.
Para utilizar a assinatura com o nome abreviado, o usuário do Serviço Documentos Digitais deverá entrar em contato com o Administrador Local e informar como deseja que seu nome apareça, assim o administrador local fará a inclusão do nome abreviado no cadastro do agente ou servidor público. O nome abreviado aparecerá no campo de identificação da assinatura do usuário, mas no rodapé do documento constará o nome completo do agente ou servidor público.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao Sistema, e veja os passos detalhados de “Gestão de Identidade” nos Tutoriais de Navegação.
Capturar um documento é inserir no sistema um documento produzido fora dele, em papel ou em outro sistema digital (por exemplo, e-mail).
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Para capturar um documento, salve-o no formato PDF/A. Acesse a opção “Criar Novo” e, no campo “Selecione o Modelo”, escolha um dos modelos existentes de documento capturado que melhor se adapte ao documento que deseja inserir no sistema.
No campo “Selecione o Documento”, clique em “Escolher Arquivo” para selecionar o PDF/A do documento a ser capturado. Nos campos “Tipo do Documento” e “Tipo de Conferência”, quando houver, selecione uma das opções disponíveis de acordo com o documento a ser capturado.
Autentique o documento capturado para receber a numeração definitiva e tornar-se válido no sistema. Alguns documentos capturados, como os modelos de “Correspondência Externa – Capturado" e “Pedido de Vista – Capturado", possuem classificação própria, isto é, são modelos associados às séries documentais previstas nos Planos de Classificação. Alguns modelos de documentos capturados não possuem classificação; por isso, devem ser juntados ou incorporados a um documento composto.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar”, nos Tutoriais de Navegação.
Para autenticar e concluir a captura de um documento, clique em “Autenticar”. Na tela que se abrir, confirme os dados do documento capturado. Verifique o número de matrícula, alterando-o, se necessário, e insira sua senha no campo destinado a essa informação. É possível autenticar o documento com certificado digital, para tanto, habilite essa opção.
Observe que os documentos capturados recebem marcações que explicitam sua autenticação no sistema. Após a autenticação, a situação do documento na “Mesa Virtual” passa a ser “Aguardando Andamento”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
O “Documento Capturado Interno” é um modelo de documento para capturar documento produzido por outro sistema de produção de documentos nato-digitais, próprio do órgão ou da entidade, que necessite ser assinado pelo agente público antes de sua inclusão em documento composto já produzido no Sistema Documentos Digitais. Exemplo: nota de empenho emitida pelo SIAFEM. Primeiro, o usuário deve autenticar o documento e depois assiná-lo.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Sim. Para isso, dentro do documento, clique em “Incluir Cossignatário”. Os cossignatários ficam registrados no “Histórico”. Esse procedimento deve ser realizado antes de sua autenticação.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Documentos digitalizados em um único PDF/A capturados para o sistema aparecem como documento único com várias páginas e não podem ser separados pelo sistema.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
O sistema permite capturar documentos em PDF/A de, no máximo, 10 MB (megabytes). Arquivos que ultrapassem esse tamanho devem ser capturados em lotes e reunidos no sistema por meio do processo aberto do qual farão parte.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Os documentos em PDF/A que ultrapassarem 10 MB (megabytes) devem ter resoluções dos PDFs diminuídas. Se essa ação não for o suficiente, os documentos deverão ser separados em duas ou mais partes, antes de serem capturados, até que todos os arquivos resultantes tenham tamanho permitido pelo sistema. Os arquivos resultantes devem ser reunidos posteriormente por meio do processo aberto do qual farão parte.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, itens 3. Uso e 9. Como reduzir a resolução do PDF, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Os documentos capturados devem ser autenticados, por meio de senha ou certificado digital, para tornarem-se válidos no sistema.
Porém, alguns documentos capturados não estão associados às séries documentais previstas nos Planos de Classificação oficializados, e, por isso, eles devem ser juntados ou incorporados a um documento composto.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Os modelos de documentos capturados são considerados documentos avulsos; portanto, não podem receber juntadas de outros documentos. Para juntar um documento capturado a outro, é necessário, primeiro, abrir um processo ou expediente adequado à situação e, depois, juntar outros documentos capturados, como itens documentais do composto.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
A maioria dos modelos de documentos capturados permite apenas sua autenticação. O usuário valida as informações contidas no documento que capturou por meio da funcionalidade “Autenticar”. Se for necessária uma assinatura no documento a ser capturado, o usuário deve utilizar o modelo “Documento Capturado Interno”, que deverá ser autenticado e, em seguida, assinado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Na impossibilidade de capturar o documento recebido (físico ou eletrônico) para o sistema Documentos Digitais por motivo de formato, suporte ou tamanho de arquivo não compatível (exemplos: arquivos de áudio, plantas em AutoCAD etc.), o agente público deve:
Incluir no processo ou expediente, por meio do modelo "Informação", registro de que o documento composto contém documento físico ou armazenado em dispositivo eletrônico (pen drive, CD-ROM etc.).
Registrar o objeto físico ou a mídia de armazenamento no SPdoc, ou em outro sistema de controle de documentos físicos, com a mesma classificação do documento composto.
Tramitar fisicamente o objeto físico ou a mídia de armazenamento para a unidade de destino.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
Documentos recebidos pelo órgão e capturados no Serviço Documentos Digitais (em formato PDF/A) precisam passar por conferência para serem autenticados, indicando a partir de qual tipo de documento recebido foi realizada a captura: cópia autenticada administrativamente, cópia autenticada por cartório, cópia simples ou documento original, conforme os conceitos abaixo.
Cópia autenticada administrativamente: cópias de documentos originais devidamente conferidas e validadas pelo agente público, ou seja, aquelas em que o usuário, dotado de fé pública, atesta a autenticidade de forma administrativa. O documento gerado, em PDF, pelo Serviço Documentos Digitais, é considerado uma cópia autenticada administrativamente, pois apresenta elementos (como o Código QR e o código de barras) que permitem que o destinatário confirme a sua autenticidade.
Cópia autenticada por cartório: documentos que possuem o selo cartorial, o que significa que foram autenticados em cartório por autoridade competente.
Cópia simples: documentos advindos de fontes como editores de texto (como o Word), planilhas eletrônicas (como o Excel) e documentos simples recebidos por e-mail, sobre os quais não é possível verificar se se trata de documento original ou fotocópia, ou que não estão em papel timbrado, ou ainda que estejam assinados, porém, claramente, se trata de cópias.
Documento original: documento original recebido pelo agente público e aferido por ele, independentemente se produzido em outro sistema eletrônico (assinado com certificado digital) ou fisicamente (em papel com assinatura).
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso e veja os passos detalhados em “Autenticar” nos Tutoriais de Navegação.
Trata-se da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, art. 2º-A, § 2º (“O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado”).
Alguns modelos de documentos capturados existentes no ambiente oficial do Serviço Documentos Digitais, na funcionalidade “Criar Novo” (para documentos externos recebidos em papel ou em meio eletrônico e documentos internos produzidos em outros sistemas), são:
“Correspondência Externa – Capturado”, quando se tratar de documento de comunicação. Exemplos: ofício, carta, convite, requerimento etc.
“Pedido de Vista – Capturado”, quando se tratar de solicitação de pedido de vista de documento realizada pelo interessado ou por seu representante legal.
“Documento Capturado”, quando se tratar de documento que não apresente informações de acesso restrito, a ser incluído em documento composto já produzido e em tramitação no Serviço Documentos Digitais. Exemplos: nota fiscal, conta de luz, proposta de orçamento, página do Diário Oficial do Estado etc. Deve ser juntado a um documento composto.
“Documento Pessoal Capturado”, quando se tratar de documento que apresente informações de acesso restrito, a ser incluído em documento composto já produzido e em tramitação no Serviço Documentos Digitais. Exemplos: atestado médico, recibo de declaração de imposto de renda etc. Deve ser juntado a um documento composto.
“Documento Capturado Interno”, quando se tratar de documento gerado em outro sistema de produção de documentos nato-digitais próprio do órgão ou da Administração Pública Estadual que necessite ser assinado pelo agente público antes de sua inclusão em documento composto já produzido e em tramitação no Serviço Documentos Digitais. Exemplo: nota de empenho emitida pelo SIAFEM. Deve ser juntado a um documento composto.
“Parecer Jurídico – Capturado Interno”: documento que registra opinião de especialista jurídico, servindo de base para tomadas de decisões.
“Parecer técnico – Capturado Interno”: Documento que registra opinião de especialista técnico, servindo de base para a tomada de decisão.
Alguns modelos de documentos capturados existentes na funcionalidade “Incluir Documento” (utilizados para incluir documento produzido fora do Documentos Digitais diretamente dentro de documento composto digital – processo, expediente, prontuário ou dossiê – já criado) são:
“Documento Capturado”.
“Documento Pessoal Capturado”.
“Documento Capturado Interno”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
Primeiro, deve-se autenticar o documento, ação que significa declarar que o documento capturado confere com o documento original. Em seguida, deve-se assinar o documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.
A informação incluída na funcionalidade “Anotar” não compõe o documento, podendo, até mesmo, ser excluída por qualquer usuário da unidade. A anotação funciona como um post-it, um lembrete de que algo foi ou deve ser feito ou corrigido etc. Quando o objetivo da inclusão de uma informação é responder a algo, recomenda-se a utilização de um modelo de documento para a inclusão da resposta. Se quer registrar pequenos despachos em documentos avulsos de caráter instrucional, o agente público deve utilizar a funcionalidade “Ciência”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações do Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Anotar” nos Tutoriais de Navegação.
Para atribuir ao documento um marcador de importância com uma ou mais opções (“Urgente”, “Prioritário”, “Restrição de Acesso”, “Covid-19”, “Documento Analisado”, “Nota de Empenho” e “Portal da Transparência”, entre outros), clique em “Definir Marcador” e selecione um ou mais dos marcadores disponíveis.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Definir Marcador” nos Tutoriais de Navegação.
O marcador “Covid-19” deve ser utilizado em todos os processos de documentos relativos à pandemia, envolvam eles recursos financeiros ou não. O marcador pode ser inserido a qualquer momento, mas apenas fica disponível na mesa virtual após a assinatura do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso e veja os passos detalhados de “Definir Marcador” nos Tutoriais de Navegação.
Para criar novos marcadores, é preciso, primeiro, que o usuário tenha permissão para acessar a funcionalidade "Cadastro de marcadores”. Para isso, deve ser solicitado, via ITSM, os dados do usuário que pode ter esta permissão.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema.
Apenas os usuários com permissão para uso da funcionalidade “Cadastro de Marcadores” poderão criar os marcadores específicos para a unidade. Assim, o Administrador Local do órgão/entidade deverá encaminhar, por meio do ITSM, os dados de até dois usuários que deverão ter permissão para criar marcadores.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 1. Acesso ao sistema.
Ao atribuir um marcador, os documentos finalizados, assinados ou autenticados são exibidos na seção “Alertas” da “Mesa Virtual” na coluna “Situação” de cada a seção.
Quando os documentos são tramitados, eles também são exibidos na seção “Caixa de Entrada”, até serem recebidos por um usuário, com a indicação do marcador na coluna “Situação” da seção.
Já os documentos temporários (TMP), mesmo tendo marcador atribuído, continuam aparecendo na seção “Em Elaboração” com a indicação do marcador na coluna “Situação”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e confira os passos detalhados de “Definir Marcador”.
A funcionalidade “Duplicar” é para facilitar a criação de documentos diferentes com conteúdo semelhantes, mas não idênticos. Após duplicar um documento, a cópia (duplicação) poderá ser editada ou mesmo excluída, enquanto for um documento temporário, e deverá ser assinada para passar a ter validade. Essa funcionalidade está disponível para todos os tipos de documento, avulsos ou compostos.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Duplicar” nos Tutoriais de Navegação.
Quando dois ou mais documentos, com igual teor e de mesma assinatura precisam ter fluxos diferentes, sendo tramitados para destinos distintos, por exemplo, devendo ser criado, assim, via(s) do documento inicial.
Somente é possível criar via(s) de documentos avulsos.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Criar Via” nos Tutoriais de Navegação.
Para ver todos os documentos juntados e/ou incorporados, abra o documento composto e clique em “Ver Documento Completo”. Na lateral esquerda da tela passa a ser exibida a relação de documentos. Também é possível ver o documento em HTML ou PDF.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo”, nos Tutoriais de Navegação.
Para ver o número total de páginas, abra o documento e, em sua folha líder, clique em “Ver Documento Completo”. Na lateral esquerda da tela, passa a ser exibida a relação de documentos. Ao passar o cursor do mouse sobre essa lista de documentos, o sistema indicará o número de páginas existentes nos volumes que compõem aquele processo.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.
Os documentos compostos são formados por diferentes documentos, juntados ou incorporados, em ordem cronológica, recebendo numeração de páginas automaticamente. Desse modo, não é possível alterar a ordem de um item documental dentro do documento, tampouco substituir a página de um documento por outra, garantindo, assim, a integridade do documento produzido no ambiente nato-digital. É possível, no entanto, visualizar as páginas dos documentos em ordem diferente daquela gerada pelo sistema. Para isso, utilize a funcionalidade “Reordenar Itens”, disponível em “Ver Documento Completo”. Atente-se para o fato de que essa nova ordem de composição das páginas não altera a numeração do documento composto e só é possível ser visualizada enquanto a tela estiver aberta.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Ver Documento Completo” nos Tutoriais de Navegação.
Nas situações em que é necessário dar andamento aos documentos em posse de usuários ausentes, por férias ou licença, altere a visualização da “Mesa Virtual”, clicando sobre a unidade, no canto superior esquerdo (com exceção dos documentos que possuem restrição de acesso). Outra opção é utilizar os quadros quantitativos para localizar os documentos e dar andamento a eles, com a mesma exceção. Por meio da funcionalidade “Gerenciar possíveis substitutos", localizada no “MENU”, o substituto legal consegue acessar a “Mesa Virtual” do usuário que está sendo substituído.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção, e veja os passos detalhados em “Gerenciar possíveis substitutos” nos Tutoriais de Navegação.
Um usuário definido como gestor ou interessado pode visualizar o documento e acompanhar sua elaboração, além de acompanhar suas tramitações por meio de notificações do sistema. Somente o usuário definido como gestor pode editar ou realizar alterações no documento além do próprio produtor, enquanto o documento não for assinado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Definir Acompanhamento” nos Tutoriais de Navegação.
O “Histórico de Tramitação” é uma funcionalidade que permite a visualização das movimentações de um documento por qualquer usuário do sistema. Para acessá-lo, é preciso localizar o documento em “Pesquisar” e clicar no ícone da lupa ao lado do documento que deseja. Caso seja necessário, o usuário poderá salvar o protocolo da tramitação ou até fazer a impressão dele.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados em “Histórico da Tramitação” nos Tutoriais de Navegação.
Para localizar um ou mais documentos no sistema, acesse a opção “Pesquisar” na “Mesa Virtual”. Selecione o ano e o mês da busca (o intervalo máximo é de 31 dias). Em seguida, combine os filtros com o maior número de informações possíveis, para garantir melhor resultado na sua pesquisa.
O resultado é apresentado na mesma página, e são exibidos os documentos que correspondem aos filtros selecionados. Clique no número do documento para acessar seu conteúdo.
Atenção: O usuário só conseguirá visualizar o conteúdo dos documentos que estão em sua unidade, que foram tramitados para ele em algum momento ou que foram criados por ele e não tiveram seu acesso restrito posteriormente.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados em “Pesquisar ” nos Tutoriais de Navegação.
Se o signatário pertencer à unidade diferente do produtor do documento, este último deve utilizar a funcionalidade “Acessar documento” para que o responsável pela assinatura possa visualizar todo o conteúdo do documento composto.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.
“Vincular” é a funcionalidade que permite relacionar dois documentos contendo assuntos similares ou complementares. Essa relação fica visível na lateral do documento, no quadro de “Documentos relacionados”, e é apenas referencial, pois não acarreta nenhuma alteração nos documentos. A funcionalidade fica disponível após a finalização ou assinatura/autenticação de um documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 5. Vincular.
O sistema permite indicar os vínculos a partir das opções “Veja também” , “Alterado por”, “Revogado por” ou “Cancelado por”. Lembrando que esse vínculo é apenas informativo, não gerando nenhuma alteração nos documentos selecionados.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 5. Vincular.
Para cancelar a vinculação de documentos, o usuário deve clicar em “Histórico” e, depois, em “Cancelar”. Em seguida, preencher os dados solicitados sobre o cancelamento e clicar em “OK”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 5. Vincular.
A funcionalidade gera um número de protocolo que pode ser entregue ao usuário externo ao sistema, permitindo que ele acompanhe as movimentações de seu documento e leia o conteúdo dos despachos públicos, por exemplo, por meio da internet. Também é possível realizar essa consulta através da página www.spsempapel.sp.gov.br, passando o cursor do mouse em Serviços e clicando em Consulta de Protocolo. O interessado deverá preencher o código do protocolo, fazer a verificação “CAPTCHA”, selecionando “Não sou um robô”, e clicar em “Autenticar”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Gerar Protocolo” nos Tutorais de Navegação.
O cidadão não tem acesso ao Serviço Documentos Digitais. Entretanto, para o cidadão conhecer o andamento do documento de seu interesse, o agente público poderá emitir o protocolo de acompanhamento de sua solicitação por meio da funcionalidade “Gerar Protocolo”. Essa funcionalidade gera um código alfanumérico e um link para consulta do andamento do documento. Nesse caso, o cidadão pode verificar os eventos a respeito de sua solicitação, acompanhando o andamento do documento, mas sem visualizar seu conteúdo. Ele poderá apenas ver o conteúdo do Despacho que teve a opção “Disponibilizar no Acompanhamento do Protocolo” selecionada pelo usuário, no momento da sua produção. Também é possível realizar essa consulta através da página www.spsempapel.sp.gov.br, clicando em Serviços e Consulta de Protocolo. O interessado deverá preencher o código do protocolo, fazer a verificação “CAPTCHA”, selecionando “Não sou um robô”, e clicar em “Autenticar”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Gerar Protocolo” nos Tutorais de Navegação.
A opção de disponibilizar o conteúdo do despacho para o interessado que acompanhará o andamento do documento via “Gerar Protocolo” deverá ser feita no momento da assinatura do documento, selecionando a opção “Disponibilizar no Acompanhamento do Protocolo”. Após a assinatura do despacho, não será mais possível torná-lo visível aos usuários externos, mas, se a opção for selecionada, essa ação poderá ser desfeita mesmo após a assinatura.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 2. Produção.
Para tramitar um documento, ou seja, encaminhá-lo para outro usuário ou outra unidade do próprio órgão/entidade ou de outro órgão/entidade, utilize a operação “Tramitar” disponível na barra de funcionalidades do documento. Isso é possível somente após a assinatura do documento e para o usuário que estiver em posse dele.
A tramitação só pode ser feita para um único usuário ou para toda a unidade. Em caso de necessidade, orienta-se a utilização da funcionalidade “Definir Acompanhamento”, na qual é possível marcar um usuário como gestor ou interessado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” e de “Definir Acompanhamento” nos Tutoriais de Navegação.
É possível incluir o prazo de devolução do documento, clicando no botão “Data da Devolução”. Preencha os campos (XX/XX/XXXX – formato da data) e clique em “OK”. Essa data (de preenchimento não obrigatório) estabelece o dia no qual o documento tramitado deve ser devolvido para o remetente. Recomenda-se a utilização dessa funcionalidade apenas quando o documento precisa ser devolvido para a unidade que definiu esse prazo de devolução. Caso o agente queira apenas sinalizar que o documento é urgente ou prioritário, recomenda-se a utilização de marcadores por meio da funcionalidade “Definir Marcador”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Tramitar” e de “Definir Marcador” nos Tutoriais de Navegação.
Nas situações em que você deseja tramitar um documento diretamente a um usuário, e não a toda a unidade, utilize a operação “Tramitar”, selecione na caixa “Destinatário” a opção “Usuário” e localize por nome, unidade ou órgão a pessoa que receberá o documento e, então, conclua a operação.
Caso somente o usuário para quem será tramitado o documento possa ter acesso (documentos sensíveis), antes de realizar a operação “Tramitar”, é preciso realizar a operação “Redefinir Acesso”.
Feita a operação “Tramitar”, o documento estará em sua “Mesa Virtual” na seção “Caixa de Entrada” com a situação “Em Trâmite” até que seja aberto, isto é, recebido pelo destinatário.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados em “Tramitar” e em “Redefinir Acesso” nos Tutoriais de Navegação.
Cancelar uma tramitação ou recuperar um documento tramitado por engano é possível somente enquanto ele não for aberto pelo usuário ou pela unidade de destino.
Enquanto a operação de tramitação ainda estiver na tela, é possível cancelá-la por meio da operação “Desfazer Tramitação”.
Se a operação não mais estiver na tela, acesse a “Mesa Virtual” e, no campo “Filtro”, digite uma palavra-chave que indique o documento tramitado por engano a ser recuperado. Localize o documento e clique em seu número. Na tela com o teor do documento, clique em “Desfazer Tramitação”. Na tela pop-up, clique em “OK”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
Caso você receba um documento por engano, pode utilizar novamente a funcionalidade “Tramitar” para devolvê-lo a quem o tramitou para você. É possível, antes de realizar a tramitação, utilizar a operação “Anotar” para informar a pessoa sobre o engano. Essa operação não registra a informação no documento, agindo apenas como um lembrete (semelhante a um post-It) que pode ser removido pelo usuário.
O documento estará em sua “Mesa Virtual”, na seção “Caixa de Entrada”, com a situação “Em Trâmite” até que seja aberto, isto é, recebido pelo destinatário. Após aberto, o documento não será mais visível em sua “Mesa Virtual”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados em “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
Nas situações em que você deseja acompanhar a tramitação de um documento ou incluir algum usuário que fará esse acompanhamento, utilize a operação “Definir Acompanhamento”. Ela permite que o usuário acompanhe o documento como interessado ou gestor. Esses documentos aparecem na “Mesa Virtual”, na seção “Acompanhamento”. A funcionalidade “Desfazer Acompanhamento” permite suspender esse cadastramento. Também é possível suspender o acompanhamento por meio do “Histórico” ou utilizando a tecla “Excluir”, disponível na lateral direita do documento. Já a operação “Histórico de Tramitação” permite a qualquer usuário do sistema a consulta às movimentações de um documento.
Caso o interessado seja um agente externo, isto é, uma pessoa que não é usuário do Serviço Documentos Digitais, e queira acompanhar o andamento do documento, o produtor pode “Gerar Protocolo”.
Para mais informações, acesse o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Definir Acompanhamento” nos Tutoriais de Navegação.
Documentos cujos produtor e responsável pela assinatura são pessoas diferentes devem ser tramitados pelo produtor. Assim que assinado, o documento retorna à mesa virtual do produtor para que seja tramitado.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
As vias de um documento são tramitadas separadamente. Na lateral direita da tela, em “Vias”, clique na letra que representa a via desejada e acesse-a para tramitá-la.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” e de “Criar Via” nos Tutoriais de Navegação.
Depois de criar via de um documento avulso, seu conteúdo não poderá ser alterado, pois ela já está assinada. E cada via documento poderá ser tramitada para destinos diferentes. Depois de tramitadas, as vias de documentos avulsos podem ser juntadas a documentos compostos nas unidades que as receberam, percorrendo assim caminhos diversos. Porém, nenhuma dessas unidades pode fazer alterações no conteúdo do documento, uma vez que ele foi produzido e assinado anteriormente por outro usuário.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Criar Via” nos Tutoriais de Navegação.
Sempre que um agente público necessita enviar documentos produzidos no Sistema Documentos Digitais para órgão externo ao sistema (outras esferas de poder, órgãos não integrantes do sistema), ele deverá salvar o documento no formato PDF e enviá-lo como anexo de mensagem eletrônica ou por outra mídia. Recomenda-se que os documentos produzidos no Documentos Digitais não sejam impressos.
Com o documento aberto, utilize o botão “Ver Documento Completo”, selecione a opção “PDF” e, então, clique em “Fazer Download”; dessa maneira, você pode salvar seu arquivo em PDF, na sua máquina, e encaminhá-lo ao órgão externo como anexo de mensagem eletrônica. Somente, então, utilize a operação “Tramitar”, selecione, no campo “Destinatário”, a opção “Externo” e localize por nome ou sigla o órgão externo de destino (caso não encontre, selecione a opção “OUT – Outro” e preencha o campo de Observação com informações pertinentes ao encaminhamento dado ao documento: e-mail do destinatário, por exemplo e data do envio) e, então, conclua a operação.
Feita a operação “Tramitar”, o documento estará em sua mesa virtual na seção “Outros” com a situação “Transferido a Órgão Externo”.
A operação “Desfazer Transferência Externa” cancela a operação “Tramitar para Órgão Externo”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações do Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
Uma vez tramitado, o documento fica na seção “Aguardando Andamento” com a situação “Em Trâmite” até que o usuário destinatário receba esse documento. Após isso, o documento sairá da “Mesa Virtual” do usuário que fez o trâmite.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados em “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
Ao preencher a “Data de Devolução”, o usuário assume que esse documento deve retornar para sua posse ou para sua unidade; portanto, são mantidos na “Mesa Virtual” mesmo que tramitados para outra pessoa ou unidade, na seção “Alertas”. Assim que esse documento retornar ao usuário que fez essa marcação, o prazo e o documento desaparecem da “Mesa Virtual”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Tramitar” nos Tutoriais de Navegação.
A funcionalidade “Tramitar em Lote” permite tramitar mais de um documento a um mesmo destinatário, seja ele um usuário, uma unidade ou um órgão. Também é possível fazer indicação para órgão externo ao serviço por meio dessa funcionalidade.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação.
Para tomar posse de um documento tramitado para você ou para a sua unidade, verifique a seção "Caixa de Entrada” na "Mesa Virtual” e clique no documento que deseja receber. O sistema mostra uma mensagem no canto direito da tela, perguntando se você deseja receber o documento. Clique em “Sim”. Caso não seja o documento que deseja receber, clique em “Não”. Nesse caso, não será possível realizar nenhuma ação nesse documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Receber” nos Tutoriais de Navegação.
Para sinalizar conhecimento do teor de um documento avulso, utilize a operação “Ciência”. É possível escrever um texto de ciência (opcional) com até 255 caracteres. O sistema carrega uma folha de “Ciência” dentro do documento avulso, e cada usuário pode dar ciência uma única vez no documento. A ciência recebe automaticamente a assinatura do usuário que realizou o preenchimento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados para “Ciência” nos Tutoriais de Navegação.
Para desfazer a sinalização de ciência, inserida pelo próprio usuário em documento, avulso, utilize a operação “Desfazer Ciência”. A operação fica registrada no “Histórico” do documento.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados para “Ciência” nos Tutoriais de Navegação.
Para incluir um documento em um documento composto (processo, expediente, prontuário e dossiê) no sistema, clique em “Incluir Documento”. Para documentos já produzidos no sistema, realize a operação “Juntar”.
Após inclusão e finalização, o vínculo entre os documentos é apresentado no diagrama “Documentos Relacionados”, do lado direito da tela.
Observe que a funcionalidade “Desfazer Inclusão de Documento” não existe. Nesse caso, utilize a funcionalidade “Desfazer Juntada” para desfazer a ação.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Incluir Documento” nos Tutoriais de Navegação.
A funcionalidade “Incluir Documento” representa a ação de juntada, quando era feita nos documentos em papel. No sistema, os documentos a serem juntados são elaborados diretamente no composto por meio dessa funcionalidade.
Já a operação “Juntar” representa, nos documentos em papel, a ação de incorporação, ou seja, a união de documentos que tratam do mesmo assunto e possuem as mesmas partes interessadas. O sistema permite incorporar um documento avulso a um documento composto, expediente a expediente; e expediente a processo, somente quando todos eles estiverem assinados ou autenticados.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Incluir Documento” e de “Juntar” nos Tutoriais de Navegação.
Só é possível usar a funcionalidade “Juntar” para incorporar documentos assinados ou autenticados a um documento composto assinado (ou autenticados).
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Juntar” nos Tutoriais de Navegação.
Incorporar documentos é o procedimento que consiste em unir, em caráter definitivo, documentos de um mesmo órgão que tratem do mesmo assunto e tenham as mesmas partes interessadas. É possível incorporar documento avulso a expediente, a processo, a prontuário e a dossiê. É possível também incorporar expediente a expediente e expediente a processo. Para tanto, use a operação “Juntar”.
O sistema não permite a incorporação de processo a processo. Nesse caso, recomenda-se o uso da funcionalidade “Apensar”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Juntar” nos Tutoriais de Navegação.
A operação “Apensar” permite unir, em caráter temporário, documentos que apresentem relação entre si e devam ser transferidos para o mesmo usuário ou unidade. Para tanto, abra o documento que deseja apensar, clique na opção “Apensar”, preencha as informações solicitadas pelo sistema e clique em “OK”. Essa funcionalidade também permite apensar processos a processos.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de “Apensar” e "Desapensar" nos Tutoriais de Navegação.
Solucionada a demanda que justificou a união temporária dos documentos, é possível desapensar os documentos por meio da funcionalidade “Desapensar”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 4. Tramitação, e veja os passos detalhados de "Apensar" e "Desapensar" nos Tutoriais de Navegação.
O sistema não permite incorporar um processo a outro. No caso de haver dois processos que tratem do mesmo assunto e têm as mesmas partes interessadas, o agente público deve gerar o PDF/A do processo considerado como “secundário” para ser capturado e juntado ao processo principal.
Já no caso em que os processos não têm o mesmo assunto nem mesma parte interessada, porém um subsidia o outro, eles podem ser unidos em caráter temporário, e dessa forma, serem tramitados em conjunto. Para isto, o usuário deve utilizar a funcionalidade “Apensar”.
Em caso de processo que contenha dados semelhantes ou complementares de um outro documento, é possível utilizar a funcionalidade “Vincular” para relacioná-los, mas sem reuni-los. Esta ação, no entanto, tem apenas caráter referencial, não alterando ou agindo sobre os documentos.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e confira os passos detalhados de “Apensar” nos Tutoriais de Navegação.
Desentranhamento é o procedimento de retirada de um ou mais documentos de um documento composto (processo, expediente, dossiê, prontuário). Deve ser utilizado nas situações em que foi juntado um documento indevido ou em duplicidade. Para tanto, selecione o documento secundário, ou seja, aquele que você quer retirar, e clique em “Desentranhar”. No local correspondente à página ou ao intervalo de páginas retiradas, o sistema insere o “Termo de Desentranhamento”, indicando o responsável e o motivo do desentranhamento, devendo ser assinado para que a ação seja concluída.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 3. Uso, e veja os passos detalhados de “Desentranhar” nos Tutoriais de Navegação.
Quando já foram tomadas e registradas todas as providências em relação ao objeto do documento, ele poderá ser encerrado e arquivado. No sistema, deverá ser usada a funcionalidade “Arq. Corrente” para encerrar e arquivar o documento.
Essa operação dá início à contagem dos prazos de guarda do documento, inclusive para aqueles documentos que têm a contagem dos seus prazos de guarda iniciados com a sua produção, como é o caso dos ofícios e memorandos, por exemplo.
Para arquivar documentos avulsos: com o documento aberto, utilize a operação “Arq. Corrente”.
Para arquivar documento composto: com o documento aberto, utilize a operação “Incluir Documento” e selecione o modelo “Termo de Encerramento”. Devem ser informados os dados da autoridade que determinou o encerramento do documento; após esse procedimento, utilize a operação “Arq. Corrente”.
Mas antes do arquivamento, é importante que o agente público retire eventuais marcadores (como “Urgência”, “Prioritário” ou “Restrição de Acesso”) que possam existir no documento, bem como cancele o acompanhamento como “Gestor” ou “Interessado”.
Após arquivar o documento, ele ficará na seção “Aguardando Ação de Temporalidade” da sua “Mesa Virtual”.
Caso tenha arquivado indevidamente um documento e queira cancelar essa ação, utilize a funcionalidade “Desfazer Arquivamento Corrente”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item
5. Arquivamento, e veja os passos de “Arquivar Corrente” nos Tutoriais de Navegação.
No Sistema Documentos Digitais, a reativação do documento ocorre com seu desarquivamento, na funcionalidade “Desarq. Corrente”. Essa funcionalidade permite que o documento seja tramitado novamente e que possa realizar outras ações, zerando, assim, a contagem dos seus prazos de guarda.
Quando for reativar um documento composto, será necessário juntar “Termo de Reativação”.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, item 5. Arquivamento, e veja os passos de “Arquivar Corrente” nos Tutoriais de Navegação.
Para os documentos físicos, devem ser seguidos os procedimentos previstos no Decreto no 48.897, de 27 de agosto de 2004, e na Instrução Normativa APE/SAESP – 2, de 2 de dezembro de 2010.
A produção de documentos híbridos (que são o conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão) pode ocorrer nos casos de:
Recebimento de documentos em suportes, formatos ou tamanhos de arquivo que inviabilizem sua captura para o sistema.
Indisponibilidade do sistema, situação em que os atos poderão ser praticados em meio físico (papel), procedendo-se à sua oportuna digitalização.
Abertura, no sistema, de novos volumes de documentos compostos que iniciaram sua tramitação em papel. Recomenda-se que seja dada continuidade no sistema apenas a documentos compostos com longo prazo de vigência e que estejam distantes do seu encerramento. Documentos compostos que estejam próximos de seu encerramento devem seguir tramitando em papel.
Não devem ser digitalizados e capturados no sistema:
Documento composto, interno ou externo, produzido em papel e em tramitação desde antes da implantação do sistema.
Correspondência pessoal, jornal, revista, livro, folder ou qualquer material que não seja anexo de um documento oficial.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações do Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
De acordo com o Decreto nº 64.355, de 31 de julho de 2019, que instituiu o Programa SP Sem Papel na Administração Pública Estadual, o agente público que receber um documento produzido em papel deve proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado, quando possível.
Caso não seja possível realizar a digitalização do documento no ato do recebimento, o agente público deve realizá-la em momento posterior. Após a digitalização, conferência da integridade do documento digitalizado e sua captura para o Sistema Documentos Digitais, o agente público deve:
Eliminar o documento em papel, quando se tratar de documento cuja destinação na respectiva Tabela de Temporalidade de Documentos seja a eliminação. Exemplos: ofício, carta, requerimento, nota fiscal etc.
Preservar o documento em papel, quando se tratar de documento cuja destinação na respectiva Tabela de Temporalidade de Documentos seja a guarda permanente.
Exemplos: parecer técnico, parecer jurídico etc.
O documento recebido em papel que integrar documento composto produzido em papel será a ele juntado, não sendo necessária sua digitalização.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
O Arquivo Público do Estado de São Paulo recomenda a continuidade, no sistema Documentos Digitais, de documentos iniciados em papel que possuem longo prazo de vigência e que estejam distantes do seu encerramento. Documentos compostos que estejam próximos de seu encerramento devem seguir tramitando em papel.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1.
Para dar continuidade no sistema de documento criado em papel, formando um documento híbrido, o agente público deve:
Criar, no sistema, novo documento composto, selecionando o modelo correspondente à classificação do documento produzido em papel;
Incluir, no documento digital, “Termo de Abertura de Volume Digital” com o registro da referência numérica do documento em papel que lhe deu origem;
Juntar, no documento físico, “Termo de Encerramento de Volume Físico” com a referência numérica do documento digital que lhe dará prosseguimento e registrar o encerramento do volume físico em sistema de controle, como SP.Doc.
Para mais informações, consulte o Manual Básico de Operações Sistema Documentos Digitais, Anexo 1, e confira as orientações do Arquivo Público do Estado.