Inicialmente, apenas os(as) coordenadores(as) das CADAs dos órgãos e entidades que não possuem sua TTD-Fim oficializada foram cadastrados(as). São eles(as) os responsáveis por cadastrar os demais usuários no Sistema TTD-Fim.

Os(as) coordenadores(as) das CADAs podem criar um perfil no sistema com a permissão de cadastrar novos usuários, delegando, assim, essa ação a outro usuário.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

O usuário que não tem acesso ao sistema deve procurar o(a) coordenador(a) da CADA de seu órgão/entidade, para ele(ela) efetuar seu cadastro no sistema e informar sua senha.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para alterar a senha, clique sobre o nome do usuário na barra do menu no Sistema TTD-Fim. Em seguida, clique na opção “Alterar Senha”. Na página seguinte, serão apresentados os campos com o nome e o e-mail do usuário logado. Preencha o campo “Senha atual”, com a mesma senha utilizada para acessar o sistema. Nos campos “Nova senha” e “Confirmar senha”, insira a nova senha e clique em “Atualizar”. A nova senha deve ter no mínimo seis caracteres.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Para recuperar a senha, clique em “Esqueceu a senha?” na página de identificação. Informe seu e-mail cadastrado e clique em “Enviar Senha”. Um e-mail será enviado ao usuário com um link para recuperar a senha.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Não há necessidade de fazer a transposição de TTD-Fim já oficializada, uma vez que o objetivo do Sistema TTD-Fim é elaborar as Tabelas de Temporalidades de Documentos dos órgãos e entidades que ainda não a fizeram.

Embora o Sistema TTD-Fim tenha sido desenvolvido para os órgãos e as entidades da Administração Pública Estadual Paulista, seguindo a metodologia emanada pelo APESP de elaboração dos instrumentos de gestão documental, ele pode ser utilizado por outros interessados. Para obter mais informações, entre em contato pelo e-mail suporte_ttdfim@vanzolini-ead.org.br.

O(A) coordenador(a) da CADA de seu órgão/entidade deve encaminhar um e-mail para o suporte da Fundação Vanzolini (suporte_ttdfim@vanzolini-ead.org.br) solicitando o cadastramento dos usuários no curso.

O primeiro passo para elaborar a TDD-Fim é pesquisar o organograma mais recente do órgão ou da entidade e seus textos legais. A ideia é identificar sua estrutura, suas divisões, suas subdivisões e suas atribuições. É a partir desse estudo da estrutura e das atribuições, que a Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) conseguirá identificar as atividades-fim do órgão ou entidade. As unidades, as divisões e as subdivisões do órgão ou unidade que executam atividades-meio e as áreas de recursos humanos, jurídica, de orçamento e finanças e de convênios não precisam ser identificadas, já que produzem documentos presentes no Plano de Classificação (PC) e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio (TTD-Meio).

Após essa pesquisa e identificação das estruturas e atribuições finalísticas do órgão/entidade, essas estruturas e atribuições deverão ser cadastradas no Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

As estruturas dos órgãos e entidades não estão carregadas no sistema. O usuário deverá cadastrar a estrutura e as atribuições de seu órgão ou entidade, considerando apenas as divisões e subdivisões que executem as atividades-fim, juntamente com suas atribuições. O cadastro pode ser feito por níveis da estrutura e suas atribuições ou por meio de importação de planilha Excel, conforme o modelo emitido pelo sistema.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Para cadastrar nova estrutura, clique em “Administração”, no menu superior. Passe o mouse sobre “Estrutura” e clique em “Cadastro”. Será exibido o nome do seu órgão/entidade. É possível cadastrar novas divisões e/ou subdivisões e respectivas atribuições de acordo com os atos normativos, bem como editar qualquer cadastro já realizado. Para fazer novo cadastro, é necessário indicar o nível da estrutura hierarquicamente superior da divisão ou subdivisão que se quer cadastrar na seção “Estruturas”.

É possível importar os dados da estrutura organizacional do órgão/entidade para o sistema por meio de planilha Excel, quando nenhuma estrutura foi cadastrada antes. Para saber como fazer isso, acesse o Guia para Preenchimento da Planilha de Importação de Estrutura, disponível na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.

Não é necessário cadastrar uma divisão por vez. É possível importar os dados da estrutura organizacional do órgão/entidade para o sistema por meio de planilha Excel, quando nenhuma divisão tenha sido cadastrada antes. Para tanto, acesse a página “Cadastrar Estrutura”, no campo “Estruturas”, e clique no nome do órgão/entidade. No botão “Importar Estrutura”, é possível fazer o download de uma planilha padrão, na qual poderão ser preenchidas todas as divisões e subdivisões da estrutura e respectivas atribuições.

Para saber como fazer essa importação, acesse o Guia para Preenchimento da Planilha de Importação de Estrutura, disponível na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.

Não é possível carregar a estrutura existente no Sistema Documentos Digitais do Programa SP Sem Papel, uma vez que os sistemas não têm interoperação. Além disso, no Sistema TTD-Fim, devem ser cadastradas apenas as estruturas que executam as atividades-fim do órgão ou entidade.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Caso o nome de uma estrutura esteja cadastrado errado, primeiro, pesquise a estrutura pelo nome ou por alguma atribuição. Depois, clique no símbolo de lápis, no lado direito da estrutura desejada, para habilitar sua edição.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Se houver necessidade de incluir e/ou alterar atribuições, pesquise a estrutura responsável por essa atribuição, clique no símbolo de edição e faça as alterações desejadas.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

O cadastro das atribuições é feito no momento do cadastro da estrutura. Se houver necessidade de incluir e/ou alterar atribuições, pesquise a estrutura responsável por essa atribuição, clique no símbolo de editar e faça as alterações desejadas.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Sim, é possível excluir usuário cadastrado. Primeiro, pesquise por usuário utilizando os campos “Nome”, “E-mail”, “Situação”, “Perfis” e/ou “Estrutura da vinculação” como filtros, combinados ou não, ou deixe os campos de busca em branco, levando em consideração os cadastros em todo o órgão/entidade. Em seguida, para inativar um usuário, clique no símbolo de usuário com “X”, do lado direito.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

As sugestões de perfis são: CADA; Cadastrante da estrutura; Administrador local; Produtor de documentos. Os perfis também podem ser nomeados com a indicação da estrutura, por exemplo, “Produtor de documentos do Conselho Superior”. Poderão ser criados quantos perfis a CADA achar necessário.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Para pesquisar perfis cadastrados, no menu superior, em “Administração”, passe o mouse sobre “Perfis” e clique em “Pesquisa”. Também é possível clicar em “Perfis” e no card “Administração”. A pesquisa por perfil pode ser realizada utilizando-se os filtros “Perfil”, “Situação” e/ou “Estrutura” ou deixando esses campos em branco. Clique em “Buscar”. O resultado será exibido na parte inferior da tela.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Para verificar seu(s) perfil(s), clique em seu nome na barra do menu superior. Em seguida, é apresentado o nome do seu perfil e, ao clicar nesse nome, é possível visualizar outro(s) perfil(s) cadastrado(s) do usuário, se houver.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

É possível cadastrar os usuários do órgão/entidade no sistema por meio de importação de planilha Excel. Na página “Pesquisar usuário”, clique em “Importar”. Na nova janela, clique no botão “Baixar Modelo” para obter o modelo de planilha que deve ser preenchido.

Para saber como preencher a planilha modelo e como fazer essa importação, acesse o Guia para Preenchimento da Planilha de Importação de Usuários, disponível na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.

Grupos de e-mail são grupos de endereços eletrônicos de pessoas (não necessariamente precisam ser usuários do sistema) cadastrados para que elas possam ser notificadas sobre o preenchimento da Ficha de Avaliação de Documentos. Essa funcionalidade pode ser utilizada, por exemplo, para registrar o(s) e-mail(s) da equipe técnica do APESP para notificá-la da conclusão dos cadastros das Fichas de Avaliação de Documentos.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

O perfil atribui ao usuário permissão de acesso a diferentes áreas e ações do sistema. Dessa forma, antes de cadastrar novos usuários, é necessário criar os perfis responsáveis por executar as operações no sistema. É uma forma da CADA do órgão/entidade controlar e gerenciar todo o fluxo das etapas de elaboração da TTD-Fim.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior 

A elaboração dos instrumentos de gestão documental (PC-Fim, TTD-Fim e Índice Alfabético, Remissivo e Permutado) é de responsabilidade da Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA). Porém, a CADA precisa envolver os agentes públicos que produzem os documentos de arquivo em decorrência da execução das atividades-fim, uma vez que são eles que podem fornecer informações detalhadas sobre esses documentos. Assim, a CADA, pode optar por:

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para auxiliar no preenchimento da Ficha de Avaliação de Documentos pode-se consultar o agente público responsável pela produção dos documentos em questão.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

No Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, a Ficha de Avaliação de Documentos só pode ser preenchida após a realização dos cadastros das estruturas do órgão ou entidades e suas respectivas atribuições, uma vez que o primeiro passo para seu preenchimento é responder à questão: Diante das atribuições de cada estrutura, de suas divisões e subdivisões, qual documento de arquivo é produzido na execução dessa atividade?

Além disso, é necessário que o(s) usuário(s) responsável(is) pelo(s) registro(s) da(s) Ficha(s) também esteja(m) cadastrado(s) atrelado(s) a um perfil.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Muitas vezes, não se pode usar o nome do documento geralmente utilizado na instituição, porque a classificação dos documentos arquivísticos segue a metodologia tipológica que engloba a espécie documental, a ação que gerou o documento e o objeto da ação. Um dos objetivos dessa nomenclatura é promover a padronização para toda a Administração Pública Estadual Paulista, para que todos usem a mesma linguagem. Isso é pode ser observado no uso do serviço Documentos Digitais do Programa SP Sem Papel, quando se escolhe o modelo de documento.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Documentos simples ou avulsos são formados por um único item e que podem conter inúmeras folhas, por exemplo, ofício, memorando, relatório e relação de remessa.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

Documentos compostos são formados por documentos simples de natureza diversa para a mesma finalidade, por exemplo, processo, expediente, prontuário e dossiê.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Program target="_blank"SP Sem Papel. 

Os principais suportes de documento são: papel (manuscritos, gráficos, livros, fichas, mapas etc.); magnéticos e filmes (registros sonoros, de imagem e/ou de vídeo); e digitais (codificados em dígitos binários e registrados em mídias como HD).

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

No campo “Objetivo da produção do documento”, o responsável pelo preenchimento deve explicar por que se produz tal documento e qual função ele tem.
Primeiro, deve-se ter em mente que os documentos são criados para registrar, viabilizar e provar uma ação realizada pelo Poder Público. Assim, o campo pede para descrever como o documento em questão cumpre suas finalidades de registrar, viabilizar e provar a execução da atribuição indicada.

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Nesse caso, vale a pena cadastrá-lo em outra Ficha de Avaliação de Documento, destacando o objetivo de sua produção, seus prazos de guarda e sua destinação para análise técnica da equipe do APESP.

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Quando se tratar de vias de um documento, mesmo que elas tenham fluxos diferentes, não será necessário cadastrar uma Ficha de Avaliação de Documentos para cada uma delas. Basta descrever seu fluxo e explicar o motivo de sua produção, no campo “Justificar a destinação de cada via”.

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Sim, é necessário identificar todo o percurso do documento, mesmo quando ele é encaminhado para outro órgão/entidade. Primeiro, deve ser assinalado que o documento tramita. Assim, o campo “Identificar o fluxo” será habilitado para preenchimento. Indique, então, todo o percurso do documento entre as unidades de mesmo órgão/entidade e/ou de diferentes órgãos/entidades, informando também se o outro órgão/entidade juntará algum documento e se ele retornará à unidade de origem.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

A Ficha de Avaliação de Documentos deve ser concluída pela CADA, após fazer a conferência e as edições necessárias; se necessário, a CADA pode reabrir a Ficha para nova alteração. A conclusão da Ficha significa que ela está apta para a análise da equipe técnica do APESP. Nessa análise, a equipe técnica do APESP pode sugerir alterações, bem como editar a Ficha a partir da sua reabertura em concordância com a CADA.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

Sim. É possível preencher a Ficha em planilha Excel (formato obrigatório: .xlsx). Para isso, é necessário seguir o modelo de planilha fornecido pelo próprio sistema e, depois, fazer sua importação.

Para saber como acessar essa planilha modelo, como preenchê-la e como fazer essa importação, acesse o Guia para Preenchimento da Planilha de Importação de Ficha de Avaliação de Documentos, disponível na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior.

Para mais informações, consulte o

Sim, é possível exportar as Fichas em formato Excel e PDF. Para isso, é necessário primeiro pesquisar as Fichas salvas e/ou concluídas. Após obter o resultado, clique em “Exportar”, depois, em “Exportar com formatação” e, então, no formato desejado: “Versão Excel” ou “Versão PDF”. Dessa forma, todo o resultado da pesquisa será exportado.

Também é possível salvar a Ficha de maneira individual, isto é, exportar cada Ficha. No resultado da pesquisa, ao lado de cada Ficha é apresentado um símbolo com três traços paralelos, que permite exportar a Ficha em PDF e Excel. Escolha o formato, clicando na opção.

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Durante a elaboração da TTD-Fim no sistema, é possível inativar a Ficha de Avaliação de Documentos que identifica uma série documental e alterar a temporalidade de uma série documental constante numa Ficha. Porém, essas alterações só são possíveis enquanto a CADA ou a equipe do APESP não tiver encerrado os lançamentos no Sistema TTD-Fim.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel, e os materiais de apoio disponíveis na Midiateca do AVA e no próprio Sistema TTD-Fim, em “Como Usar”, no menu superior. 

As alterações propostas pela equipe do APESP são feitas mediante realização de reuniões com a CADA do órgão ou entidade para, assim, haver consenso entre os dois lados.

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O resultado da pesquisa das Fichas de Avaliação de Documentos é apresentado por ordem decrescente de data de criação, ou seja, a data em que a Ficha foi salva pela primeira vez. É possível mudar essa ordenação para ordem crescente, isto é, da mais antiga para a mais recente, ao clicar no botão correspondente.

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O preenchimento das Fichas de Avaliação de Documentos é a segunda grande etapa da elaboração dos instrumentos de gestão documental (PC-Fim, TTD-Fim e Índice Alfabético, Remissivo e Permutado). Após a análise de todas as Fichas pela equipe do APESP em consonância com a CADA, é gerado o quadro estrutural, que contém a estrutura, a atribuição e os dados das Fichas (gerado na funcionalidade “Painel de Controle”). Na sequência, a equipe técnica transformará esse quadro na versão de tabela funcional, conforme indicação do Roteiro para Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim, do APESP. Com base nessa tabela funcional, serão elaborados a TTD-Fim e o Índice no próprio Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” (funcionalidades exclusivas da equipe do APESP).

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Os usuários com perfil CADA conseguem visualizar os cadastros de todos os níveis da estrutura. Existem duas maneiras de acompanhar o andamento dos cadastros das Fichas de Avaliação de Documentos no seu órgão/entidade: visualizar e editar, se necessário, cada Ficha salva; e ter visão gerencial do andamento da ação na funcionalidade “Painel de Controle”, disponível no menu superior e também no card.

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A seção “Painel de Controle”, no menu superior e também no card, permite acompanhar os cadastros das estruturas do órgão/entidade e suas atribuições, visualizar seu organograma, exportar para Excel o quadro estrutural e gerar gráficos sobre a evolução dos cadastros das Fichas de Avaliação de Documentos.

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Os principais instrumentos da gestão documental são: Planos de Classificação de Documentos (PC), Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (como o Sistema Documentos Digitais).

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As Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) registram o trabalho da avaliação documental. Essa avaliação é um estudo que identifica os prazos de armazenamento e a destinação de cada tipo de documento. A destinação pode ser a eliminação, para os documentos que não possuem valor que justifique sua guarda, ou a guarda permanente, para os documentos que possuem valor de prova e de informação.

A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio (TTD-Meio) refere-se aos documentos produzidos, recebidos ou acumulados em decorrência das atividades comuns a todo o Estado. No Estado de São Paulo, a TTD-Meio foi aprovada e oficializada pelo Decreto nº 48.898/2004.

A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim (TTD-Fim) refere-se às aos documentos produzidos, recebidos ou acumulados em decorrência das atividades específicas que cada órgão ou entidade executa. A TTD-Fim deve ser elaborada pela CADA de cada órgão ou entidade, conforme determinação do Decreto nº 29.838/1989, art. 1º.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.  

CADA é a sigla de Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso. São grupos multidisciplinares indispensáveis para assegurar o pleno funcionamento do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP), pois exercem papel estratégico na implementação da política estadual de gestão de documentos e acesso à informação: de um lado, atuam como elo entre os órgãos e entidades e o SAESP e, de outro, disseminam, em seus respectivos órgãos, a orientação normativa emanada do Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), órgão central do SAESP.

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Quanto à política de gestão documental, são atribuições da CADA: atuar como agente multiplicador das normas e procedimentos de gestão documental visando fomentar a cultura da transparência na Administração Pública Estadual Paulista; elaborar e orientar a aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de Temporalidade de Documentos; orientar os procedimentos para eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos; e manter a interlocução com o órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP).

No contexto do Programa SP Sem Papel (Decreto nº 64.355/2019), as CADAs assumiram também a atribuição de realizar: a gestão de documentos digitais; o acompanhamento da implantação, execução e manutenção do ambiente digital de gestão documental; a modelagem de documentos digitais; e a contribuição na definição de requisitos de preservação e segurança de documentos digitais.

Além disso, quanto à política de acesso à informação, cabe à CADA: orientar a gestão transparente dos documentos, dados e informações do órgão ou entidade; manifestar-se sobre os prazos mínimos de restrição de acesso aos documentos, dados ou informações pessoais; atuar como instância consultiva da autoridade máxima do órgão ou entidade sobre os recursos relativos às solicitações de acesso a documentos, dados e informações não atendidas ou indeferidas; e propor à autoridade máxima do órgão ou entidade renovação, alteração de prazos, reclassificação ou desclassificação de dados e informações sigilosas e pessoais, assim como os procedimentos para a proteção deles.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

O Plano de Classificação (PC) é o instrumento que classifica todos os documentos de arquivo produzidos e recebidos pelo órgão ou entidade. O Plano de Classificação das Atividades-Meio (PC-Meio) foi aprovado e oficializado pelo Decreto nº 48.898/2004. O Plano de Classificação das Atividades-Fim (PC-Fim), referente aos documentos produzidos, recebidos ou acumulados em decorrência das atividades-fim de cada órgão ou entidade, deve ser elaborado por sua CADA.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

O Índice Alfabético é uma ferramenta auxiliar do Plano de Classificação, que apresenta todos os documentos em ordem alfabética. Também mostra a lista de nomes usuais dos documentos com remissão à sua denominação correta. Na forma permutada, mostra a lista dos termos internos do nome do documento em diferentes ordens, independentemente de eles se posicionarem no início, no meio ou no fim do descritor composto.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

Documentos de arquivo são todos os registros de informação produzidos, recebidos ou acumulados por órgãos e entidades da Administração Pública direta e indireta, pelas entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos e pelas organizações sociais. Os documentos arquivísticos registram as funções e atividades de uma instituição, subsidiam e comprovam as ações administrativas e garantem a eficácia administrativa e jurídica dos atos, além de serem instrumentos de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e elementos de prova e informação.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel. 

As principais características dos documentos de arquivo são:

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim” e o Curso Gestão de Documentos Digitais para CADA e Protocolo, disponíveis no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.

A atualização da TTD-Fim de um órgão ou entidade depende da reestruturação e/ou da modificação das estruturas e das atribuições que o órgão ou a entidade sofrer, bem como da alteração da produção documental.

Para mais informações, consulte o Curso Sistema de Elaboração de Tabela de Temporalidade de Documentos – “TTD-Fim”, disponível no Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA) do Programa SP Sem Papel.